日々の業務の中で発生する、企業に関する極めて重要な文書である
機密文書・書類の取り扱いに気を配っている方は多いと思います。
その機密文書・書類の廃棄については、企業外に持ち出して行うこ
とも多いため保管・管理を行う以上の危険が伴います。情報の漏え
いが発生しないよう、安全な廃棄を実施しなくてはなりません。
では、どのように安全な廃棄を実現するのか、企業が行うべき機密
文書・書類の処理方法について解説します。
|
目次 ■機密文書とは ■機密文書・書類の処理方法 ■シュレッダー処理のメリット・デメリット ■溶解処理のメリット・デメリット ■まとめ |
■機密文書とは
機密文書とは、関係者以外に漏えいし、不利益が生じる情報を含む
文書と定義されます。一般的に、情報が漏えいした場合の影響レベ
ルに応じて次の３つに分類されています。
①極秘
企業の中でも関係するごく一部に共有される文書で、秘密保全の
必要性が高く、漏洩した場合に企業の安全や利益に損害を与える
恐れのある文書。
②秘
社内でも限られた人だけに共有される文書。極秘につぐ程度の秘
密。
③社外秘
社外に公開することで不利益を被る可能性のある文書。
■機密文書・書類の処理方法
機密文書・書類の処分方法は、大きく分けると、以下の2つになりま
す。
①シュレッダー（破砕）処理
オフィス用の小型の物を使い自社内で処理する方法と、業者に依
頼し大型シュレッダーで処分してもらう方法があります。
②溶解処理
業者に依頼し、製紙会社の溶解処理施設で処理してもらいます。
溶解処理後は、紙製品に再生されます。
■シュレッダー処理のメリット・デメリット
〇メリット
社内のシュレッダーであれば、自分たちで処分できるので手軽で、
セキュリティ上のリスクも低く抑えられ安心です。少量の機密文書・
書類の処分に向いている方法といえるでしょう。
〇デメリット
社内のシュレッダーを使う場合には、クリップやホチキスなどを
外す手間もあり、全てを自分たちの手で処理しなければならない
ので、時間がかかることです。
また、目の粗い裁断は復元可能になり情報漏えいリスクが高まり
ます。業者に依頼する場合は、回収時や運搬・輸送時に、機密文
書・書類の情報が漏えいしてしまう不安もあります。
■溶解処理のメリット・デメリット
〇メリット
処理後の紙がリサイクルされることです。
リサイクル活動に取り組むことは、企業としてのアピールポイン
トにもなります。
また多くは、基本的にそのまま廃棄できるので、手間が少なくす
みます。
〇デメリット
業者により信頼性や安全性に大きく差があると言われます。
回収時や運搬・輸送時に、機密文書・書類の情報が漏えいしてし
まう不安があります。業者選びが重要です。
■まとめ
機密文書・書類の処理方法とそれぞれのメリット・デメリットをご
紹介しましたが、セキュリティ、リサイクル、作業コストのバラン
スを考え、処理することが重要になります。
機密文書・書類を業者に依頼する場合、業者は慎重に安心・安全な
処理業者を選び、社会的な信用低下などのリスクを減らしましょう。
―――――――――――――――――――――――――――――――――
機密文書・書類の廃棄にお困りの際は、
ISO27001（ISMS）認証のある株式会社ジェイ・ポートにご相談下さい。
株式会社ジェイ・ポートでは、だれでもカンタンに産廃処分ができる産廃コンビニをご提供しております。
▼詳しくはこちらまで▼
蛍光灯や電池などの処理困難物も1つから承ってます。
▼詳しくはこちらまで▼
